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Telefongespräche aufzeichnen in der Praxis

Erfassung von Abschlüssen und Abverkäufen
Immer wieder kommt es bei telefonischen Abschlüssen und Abverkäufen zu oftmals nicht gerechtfertigten Reklamationen seitens der Kunden. Um Missverständnisse zu vermeiden und dem Kunden stets einen zweifelsfreien und rechtssicheren Nachweis erbringen zu können, ist die Gesprächsaufzeichnung bei Vertragsabschlüssen am Telefon eine höchst sinnvolle Maßnahme. Natürlich muss der Kunde im Vorfeld über die Aufzeichnung informiert werden und dieser zustimmen.
Dokumentation von Beratungsgesprächen
Telefonische Beratungsgespräche, ganz gleich in welchem Kontext, bieten nicht selten eine Angriffsfläche für nachträgliche Kundenreklamationen. Mit Hilfe einer Gesprächsaufzeichnung, der der Anrufer zugestimmt hat, lassen sich die Inhalte eines Beratungsgesprächs eindeutig reproduzieren. Gleichzeitig ist es möglich, die Transparenz und letztlich auch die Kundenzufriedenheit zu steigern, indem auch den Kunden die jeweilige Aufzeichnung zur Verfügung gestellt wird. So wird der Telefonmitschnitt zum personalisierten Audio-Prospekt mit auf Ihren Kunden passend zugeschnittenen Inhalten und Zusatzinformationen.
Aufzeichnung von Telefoninterviews
Bei am Telefon geführten Interviews, ist der Interviewer während des Gesprächs mit einer sehr hohen Informationsdichte konfrontiert und es ist oft nicht möglich, alle relevanten Informationen parallel zu notieren. Zudem kann es gerade dann, wenn zusätzlich Sprachbarrieren überwunden werden müssen, notwendig sein, sich das Interview mehrfach anzuhören, um die Inhalte korrekt und vollständig zu verstehen.
„MiFID II Taping“ für Banken und Finanzdienstleister
Seit Januar 2017 gilt innerhalb der Europäischen Union die zweite Finanzmarktrichtlinie, auch MiFID II genannt. Um dieser Vorschrift zu entsprechen, müssen alle Finanzdienstleister, die in Deutschland der BAFin und in den anderen europäischen Ländern der jeweils entsprechenden Behörde unterstellt sind, Beratungsgespräche in einer sehr konkret beschriebenen Art und Weise aufzeichnen und abspeichern. Da es sich bei der als Dienstleistung erbrachten Telefonaufzeichnung um eine sogenannte „wesentliche Auslagerung“ handelt, die auch vom Wirtschaftsprüfer in Augenschein genommen wird, ist der vertragliche Rahmen eine wichtige Voraussetzung dafür, den Telefon Recorder in diesem Umfeld nutzen zu können. Der SMART-Recorder bietet den rechtlichen und vertraglichen Rahmen, sowie alle erforderlichen Zertifikate für eine unbedingte MiFID II Konformität.
Für den Banken- und Finanzdienstleistungssektor, aber auch für die „34f- Vermittler“, die in Kürze ebenfalls den MiFID II Vorschriften zu entsprechen haben, wurde eigens das Produkt MiFID Recorder geschaffen.
Nachweis rechtskonformer Aufklärung im medizinischen Umfeld
Ärzte sind verpflichtet ihre Patienten stets vorschriftsgemäß und voll umfänglich aufzuklären. Dies ist insbesondere im Zusammenhang mit besonderen Untersuchungsmethoden, anstehenden Operationen oder auch Impfungen unbedingt erforderlich. Neben einer schriftlichen Dokumentation der Aufklärung, die vom Kunden gegengezeichnet werden muss, stellt die Aufzeichnung des Beratungsgesprächs eine charmante Alternative, mindestens aber eine sinnvolle Ergänzung dar. Der SMART-Recorder kommt hier häufig im Zusammenhang mit dem Telefondolmetscher-Dienst LingaTel . Die Grundvoraussetzung für eine rechtssichere Aufzeichnung von medizinischen Aufklärungsgesprächen ist das Einverständnis aller Beteiligten im Vorfeld.
Qualitätssicherung
Jeder kennt die eines Callcenters vorgeschaltete Ansage „Dieses Gespräch wird zur Verbesserung unserer Servicequalität aufgezeichnet…“. Genau das kann der SMART-Recorder. Gespräche aufzeichnen, immer dann, wenn der Anrufer die Erlaubnis dazu erteilt. Diese Aufzeichnungen lassen sich im Nachhinein einfach Agenten, Zielrufnummern, Anrufern oder Zeiträumen zuordnen und stellen somit eine wichtige Grundlage für die Qualitätssicherung eines Dienstes dar. Auf die gleiche Weise lässt sich natürlich auch die von zwischengeschalteten Dienstleistern erbrachte Leistung dokumentieren und bewerten.
Recording von Meetings (vor Ort)
Selbstverständlich können Sie den SMART-Recorder auch wie ein Tonbandgerät verwenden, um zum Beispiel Meetings oder Veranstaltungen aufzuzeichnen. Auch hierfür benötigen Sie lediglich ein Telefon, auf dem Sie die Freisprechfunktion aktivieren. So ist es einfach möglich im Nachgang Gesprächsverläufe nachzuvollziehen oder nachträglich zu protokollieren.
Recording von Konferenzgesprächen
Auch bei Telefonkonferenzen kann eine Aufzeichnung wichtig sein, um beispielsweise nach Beendigung des Gesprächs, auf Basis der Sprachaufzeichnung, ein schriftliches Protokoll zu erstellen. Oder aber auch um sich einzelne Passagen noch einmal ins Gedächtnis zu rufen oder zu verifizieren. Hierzu wählen Sie einfach den SMART-Recorder an und fügen ihn Ihrer Konferenzschaltung als weiteren Teilnehmer hinzu. Dies is ohne Einschränkung möglich, ganz egal mit welcher technischen Infrastruktur der Conference Call initiiert wurde.

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